新人業務について

こんにちは、同期に恐竜のぬいぐるみで攻撃されている進士です。
私も魚のぬいぐるみで対抗すべきか悩んでいます。

7月中旬を迎え、新人としての業務にも次第に慣れてきました。
EC部志望の方に向け、今後は少しずつ新人業務についても触れていきたいと思います。
今回は新人業務一つ目、電話応対についてお話します。

電話応対

配属後、まず最初に新人が担当する業務が電話応対です。
主な流れは下記の通りになります。

• 電話を取り、お客様の会社名と名前を控える
• お客様が指名した方へ取り次ぐ
• 取次先が不在の場合はお客様にその旨を伝える
• お客様の伝言をメモに残し、取次先の方のデスクへ置く

とてもシンプルですね。
ですが、電話に苦手意識があると「電話に出た途端頭が真っ白になってしまったらどうしよう」「取次先の人が会議だったら？お休みだったら？」など、様々なパターンを想像して不安になってしまいますよね。私もそうです。

• 開いた状態のメモ帳とボールペンを常に傍に置く
• あらかじめ良く電話がかかってくる会社の名前を先輩に聞き、メモしておく
• 電話応対用カンペを常に目につく場所に備える

私が行っている対策は上記の通りです。ちなみに今は最速でメモを取るべく筆記用具たちのベストポジションを模索しています。

すべて大切ですが、電話応対が苦手！という方にオススメなのは、三つ目のカンペを備えることです。

緊張して頭が真っ白になってもカンペが助けてくれます。カンペを自作する際は、名前や会社名を聞き取り損ねた場合の文言も書いておくと、いざという時救われます。

SNSが発達し、電話をかける機会も受ける機会も少ないこのご時世、電話に苦手意識がある方も少なくないと思います。
ですが、お客様は優しく、新人でも聞き取りやすいようゆっくりと話してくださる方がほとんどです。
もし当社に入社し電話応対をする際は、気負わず、しかし自分なりの対策はしっかりして新人業務に臨んでいただければと思います。

とは言いつつ、未だに電話が鳴るとびっくりします