大阪式電話対応

こんにちは！ERP事業部大阪開発部の田中です。

9月に入り、大阪支社でもついに新人の電話対応が始まりました。

ということで今回は、大阪式電話対応をご紹介します。

本社との違い

大阪支社の電話対応の特徴は、自分の所属する事業部だけでなく、他事業部や受付、営業などかかってくるすべての電話に対応するということです。出てみるまで電話の内容が分からないなんて、とてもドキドキしますね。

電話対応の流れ          

今回は電話対応のメイン、「上司の方に取り次ぐ」パターンについてご紹介します。

①電話に出ます

これが一番難しいです。新人4人で電話の取り合いになるので、電話が鳴った瞬間に受話器をとれる反射神経が必要です。椅子取りゲームの感覚に似ています。

②取り次ぎます

電話に出ると、電話のお相手から「〇〇様いらっしゃいますか？」と聞かれるので、取次先の方を探します。大阪支社は本社ほどフロアが広くないので、席を立ち、フロアを見渡して取次先の方を探します。見当たらない場合は、予定表を確認します。

③不在のときは…

もし、取次先の方が会議中や在宅勤務、不在にしている場合は、電話のお相手にその旨を伝えます。折り返しの電話や伝言を頼まれることもあるので、メモ帳とペンは必須です。

最後に

いかがでしたでしょうか？今回は大阪支社の電話対応についてご紹介しました。

電話対応はまだ始まったばかりですが、しばらくはいつ鳴るかわからない電話にドキドキしながら業務をすることになると思います…

電話対応に慣れるためには、シンプルですが数をこなすことが一番だと思います。積極的に電話を取り、経験を積んで、早く電話対応に慣れたいです！

田中

たくさん電話取るぞ！