チームミーティングと議事録

今回は5つのテーマのうちの「2. あったことや行事を通しての感想」についてご紹介いたします。

先日始めてチームミーティングに参加し議事録を作成しました。その時に感じたことや直面した問題を紹介いたします。

感想

初めて参加したときは先輩に囲まれて緊張しました。議事録を作成するために、一言一句すべて聞き取るつもりでメモを取りましたが、緊張のせいでメモが誤字脱字だらけになりました。

直面した問題

話すスピードにメモが追いつかない

チームリーダーさんが主にスピーカーをやってくれるのですがメモが全く追いつきません。いつも1つの話題の半分ほど書けた所で次の話題に移ってしまいます。

思い当たる原因は

• 知らない用語
• 横文字
• 聞き漏らし

です。

知らない用語については、言っていることが理解できれば略してメモすることができますが、分からない用語が混ざっている文章を間違って略してしまうと文章が崩壊する可能性があるので安易にできません。そのため言ったことをすべてメモしようとしてしまい時間が掛かります。

次に横文字ですがプロジェクトやピークアウトなどがあります。基本的に英語は単語が長いことが多いため書きにくいです。これも時間が掛かる要因だと思います。

最後に聞き漏らしです。私はあまりマルチタスクが得意ではありません。インプットとアウトプットが同時にできないため報告内容が長いとインプットしすぎて忘れてしまいます。あるいは話している途中でメモを取るとメモを取っている間はほぼ聞き取れません。自分のメモを見返すと話が途中で終わっていたり、話の最初が抜けていることが多かったです。

対策

用語を覚える

これに尽きます。言っていることが理解できればメモの分量を大幅に減らすことができます。聞いたことを自分で咀嚼して最小限の文章にできるからです。まずはわからない用語を優先してメモしておき、後ほどネットや先輩に聞いてみることが大事です。

横文字を頭文字で省略

プロジェクトをPJ、ミーティングをMTGなどわかりやすい範囲で略すと大幅に時短になりますし文章も短くできます。ただし、議事録を作成するときは自分しかわからない略称をそのまま書かないように気をつけないといけません。

ミーティングを見直す

先輩からミーティングを録音録画する方法を教えていただきました。これを見返せば聞き漏らしを補完することができます。ただこれにも問題があって録画してあると安心してメモをおろそかにするとメモが上達しないことと録画失敗したときに地獄を見ます。あくまでも最終手段として活用することにしています。

まとめ

今回のまとめです。

• 初心者はメモが追いつかない
• 知らない用語が理解できない→メモしておいて後で調べる
• 横文字が書きづらい→頭文字などで省略する
• 聞き逃す→予め録画しておく(頼りすぎない)

今回は以上です。